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Beleg erfassen
Tippe auf den grossen Plus-Knopf unten in der Mitte. Du hast drei Möglichkeiten:
Fotografieren — halte den Beleg flach hin. Die App erkennt die Ränder selbst, schneidet zu und richtet gerade. Du musst nicht sauber zielen.
Datei hochladen — ein PDF oder Bild von deinem Gerät (PDF, JPG, PNG, HEIC).
Sammelscan trennen — mehrere Quittungen auf einem Blatt. Die App schlägt die Trennung vor, du bestätigst nur.
Danach passiert der Rest von selbst: Der Beleg wird ausgelesen und zugeordnet. Solange steht «Analyse läuft». Bei rotem «Analyse fehlgeschlagen» genügt ein Tipp auf den Beleg, um es erneut zu versuchen.
Privat bezahlt? Beleg fehlt?
Privat bezahlt: Hast du etwas mit eigenem Geld bezahlt (nicht Firmenkonto oder Firmenkarte), markiere den Beleg als Privatauslage. Er fliesst automatisch in deine Spesenabrechnung, damit du das Geld zurückbekommst.
«Beleg fehlt» in den Aufgaben: Tippe darauf — der Upload öffnet sich, und was du hochlädst, wird direkt dieser Zahlung zugeordnet. Mehrere Dateien auf einmal gehen auch, etwa bei einer mehrseitigen Rechnung.
Die Startseite
Ganz oben dein Cashflow des letzten Monats: Einnahmen minus Ausgaben gemäss Kontoauszug. Ein Tipp darauf öffnet die Details.
Darunter der Klartext — eine kurze Erklärung, was deine Zahlen bedeuten.
Die Kacheln zeigen, wie viele Belege fehlen und wann die nächste Frist abläuft. Alles ist tippbar und bringt dich an die richtige Stelle.
Zuunterst deine Aufgaben: was wir konkret von dir brauchen.
Zahlen und Vorhersage
Unter Zahlen siehst du Einnahmen und Ausgaben pro Monat, den Verlauf deines Kontostands und eine Vorhersage für die nächsten drei Monate. Die Vorhersage ist eine Schätzung auf Basis deiner Kontoauszüge und offenen Rechnungen — die App schreibt dazu, worauf sie sich stützt.
Bei den Fälligkeiten zeigt eine gelbe Gruppe Rechnungen, die vermutlich schon bezahlt sind, in der Buchhaltung aber noch offen stehen. Das ist kein Handlungsbedarf für dich, wir führen das nach.
Fristen und Jahresabschluss
Unter Fristen stehen deine Pflichten mit Fälligkeit, verbleibenden Tagen und dem, was bei Verspätung passiert (zum Beispiel Verzugszins). Eine Frist antippen zeigt die Details; von dort führt dich ein geführter Ablauf durch fehlende Kontoauszüge.
Im Abschnitt Unterlagen für den Jahresabschluss siehst du, ob dein Abschluss fällig ist und findest Bilanz und Erfolgsrechnung für deine Steuererklärung.
Steht bei der Mehrwertsteuer «Provisorisch — unklare Beträge offen»: Deine Unterlagen sind da, einzelne Beträge sind noch in Klärung. Für dich kein Handlungsbedarf, ausser wir fragen konkret nach einem Beleg.
Mitteilungen
Die Glocke oben rechts zeigt, was von uns kommt: Rückfragen, Bestätigungen, Erinnerungen. Du kannst auch selbst schreiben — Rückfragen laufen als Gespräch.
Bei Mitteilungen mit «Bestätigung nötig» genügt Lesen nicht: Tippe auf «Gelesen und bestätigt». Erledigtes kannst du ausblenden, das gilt auf allen deinen Geräten.
Profil und Daten
Unter Firma stehen eure Stammdaten — stimmt etwas nicht, melde es mit einem Tipp.
Unter Meine Daten pflegst du deine Angaben für die Lohnbuchhaltung (AHV-Nummer, Zivilstand, Bankverbindung). Pensum und Lohn siehst du nur; ändern kann sie dein Arbeitgeber.
Meine Dokumente sieht nur du, nicht die anderen Personen deiner Firma.
Unter Angemeldete Geräte meldest du einzelne oder alle Geräte ab. Mit Zugang zu mehreren Firmen kannst du dort auch die Firma wechseln.
Aufs Handy wie eine App
So brauchst du kein Passwort mehr einzutippen und bist mit einem Fingertipp beim Fotografieren.
iPhone: Portal in Safari öffnen → Teilen-Symbol (Quadrat mit Pfeil nach oben) → «Zum Home-Bildschirm» → «Hinzufügen».
Android: Portal in Chrome öffnen → drei Punkte oben rechts → «Zum Startbildschirm hinzufügen» → bestätigen.
Wenn etwas nicht geht
Du kannst dich nicht einloggen: Oft läuft gerade eine Aktualisierung — 30 Sekunden warten, nochmals versuchen. Sonst melde dich bei uns.
Ein Beleg heisst noch wie die Bilddatei: Die Auswertung läuft noch oder ist fehlgeschlagen. Beleg antippen und erneut starten.
«Für diese Buchung liegt kein Dokument vor»: Kein Fehler — zu dieser Buchung gibt es schlicht keinen Anhang, zum Beispiel bei einer reinen Umbuchung.
«Noch kein Bexio verbunden» bei den Fristen: Die Verbindung zu deiner Buchhaltung fehlt. Melde dich, wir richten das ein.
Zahlen wirken unvollständig: Die App zeigt bewusst nur das laufende und das vergangene Jahr, damit das Aktuelle nicht untergeht.
Nach einer Aktualisierung fehlen neue Knöpfe: Seite einmal neu laden.
Beleg erfassen
Mitteilungen
du ab jetzt hier.
Bitte lies die folgenden Bedingungen sorgfältig durch und akzeptiere sie, um das Portal zu nutzen.
A. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
1. Vertragsgegenstand und Parteien
Die 1satz AG, Baldeggerstrasse 56, 4052 Basel (nachfolgend «1satz») betreibt dieses Beleg- und Dokumentenportal (nachfolgend «Portal») ausschliesslich für ihre Mandanten im Rahmen des bestehenden Treuhandvertrags. Das Portal ermöglicht das Hochladen, Verwalten und Übermitteln von buchhalterisch relevanten Dokumenten.
2. Nutzungsberechtigung und Zugangsdaten
- Das Portal steht ausschliesslich Mandanten der 1satz AG zur Verfügung.
- Zugangsdaten (E-Mail und Passwort) sind persönlich und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
- Bei Verdacht auf Missbrauch ist 1satz unverzüglich zu informieren: kontakt@1satz.ch
- 1satz ist berechtigt, den Zugang bei Missbrauch oder bei Vertragsende zu sperren.
3. Pflichten des Mandanten
- Dokumente müssen lesbar, vollständig und korrekt hochgeladen werden.
- Die Verantwortung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der übermittelten Unterlagen liegt beim Mandanten.
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (Art. 958f OR: 10 Jahre) bleiben unberührt.
4. Leistungen von 1satz
1satz erbringt über das Portal insbesondere folgende Leistungen: Entgegennahme und Verarbeitung von Belegen, Kontoauszügen und Rechnungen; automatisierte Vorverarbeitung mittels KI-gestützter Systeme; Buchführung und Rechnungslegung gemäss schweizerischem OR.
5. KI-Einsatz
Zur Effizienzsteigerung setzt 1satz künstliche Intelligenz (KI) ein, u.a. zum Auslesen von Belegen und zur Kategorisierung von Transaktionen. Alle KI-generierten Ergebnisse werden von ausgebildeten Fachpersonen geprüft. Die finale Verantwortung für die Buchführung verbleibt bei 1satz.
6. Verfügbarkeit und Unterbrüche
1satz strebt eine hohe Verfügbarkeit an, übernimmt jedoch keine Garantie für einen unterbrechungsfreien Betrieb. Wartungsarbeiten werden wenn möglich ausserhalb der Geschäftszeiten durchgeführt.
7. Haftung
1satz haftet nur bei nachgewiesenem Verschulden. Ausgeschlossen ist die Haftung für Schäden, die durch unvollständige, fehlerhafte oder spät eingereichte Unterlagen des Mandanten entstehen. Die Haftung ist auf den jährlichen Auftragswert beschränkt.
8. Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Es gilt ausschliesslich Schweizer Recht. Gerichtsstand ist Zürich, Schweiz.
B. Datenschutzerklärung
9. Verantwortliche Stelle
1satz AG, Baldeggerstrasse 56, 4052 Basel · kontakt@1satz.ch
10. Datenspeicherort
Alle Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert: Server bei Infomaniak Network SA, Genf (ISO 27001-zertifiziert, DSG-konform). Es erfolgt kein Datentransfer in Länder ausserhalb der Schweiz oder des EWR ohne ausdrückliche Einwilligung.
11. Bearbeitete Personendaten
- Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefon
- Finanzdaten: Belege, Kontoauszüge, Rechnungen, Transaktionen
- Nutzungsdaten: Login-Zeitpunkte, Zugriffsprotokoll (Art. 30 DSGVO)
12. Zweck der Datenbearbeitung
Daten werden ausschliesslich zur Erfüllung des Treuhandauftrags bearbeitet: Buchführung, Steuerberatung, Jahresabschluss. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur auf gesetzliche Anordnung.
13. Aufbewahrung und Löschung
Finanzdaten werden gemäss Art. 958f OR mindestens 10 Jahre aufbewahrt. Nach Vertragsende und Ablauf der gesetzlichen Fristen werden alle Daten sicher gelöscht. Der Mandant kann jederzeit Auskunft, Berichtigung oder Löschung seiner Daten verlangen (soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht).
14. Sicherheit
Das Portal ist durch HTTPS-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung (E-Mail-OTP), automatisches Sitzungs-Timeout und ein Zugriffsprotokoll geschützt.
15. Rechte der betroffenen Person
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung und Übertragbarkeit deiner Daten. Anfragen richte an: kontakt@1satz.ch
C. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäss DSGVO Art. 28
16. Gegenstand
Soweit 1satz im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Mandanten verarbeitet (insbesondere beim Einsatz von KI-Systemen und Cloud-Diensten), gilt 1satz als Auftragsverarbeiter gemäss DSGVO Art. 28.
17. Weisungsgebundenheit
1satz verarbeitet personenbezogene Daten ausschliesslich gemäss den dokumentierten Weisungen des Mandanten (d.h. zum Zweck der Buchführung und des Treuhandauftrags).
18. Technische und organisatorische Massnahmen (TOM)
- Verschlüsselung der Übertragung (TLS 1.3)
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzer
- Zugriffskontrolle: Jeder Mandant sieht ausschliesslich seine eigenen Daten
- Zugriffsprotokoll (Audit-Log) gemäss DSGVO Art. 30
- Reguläre Datensicherungen (Backup)
- Serverstandort: Schweiz (Infomaniak, Genf, ISO 27001)
19. Unterauftragsverarbeiter
1satz setzt folgende Unterauftragsverarbeiter ein, die den gleichen Datenschutzanforderungen unterliegen:
- Anthropic (Claude KI): Verarbeitung von Belegdaten zur automatischen Kategorisierung (USA; Standardvertragsklauseln gemäss DSGVO Art. 46)
- Microsoft 365: E-Mail-Versand und Dokumentenablage (EU-Datenzentren)
- Infomaniak: Serverhosting (Schweiz)
20. Meldepflicht bei Datenpannen
1satz meldet Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden an den Mandanten und, soweit gesetzlich erforderlich, an die zuständige Aufsichtsbehörde (EDÖB für die Schweiz).