A. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
1. Vertragsgegenstand und Parteien
Die 1satz AG, Schäfligasse 1, 8001 Zürich (nachfolgend «1satz») betreibt dieses Beleg- und Dokumentenportal (nachfolgend «Portal») ausschliesslich für ihre Mandanten im Rahmen des bestehenden Treuhandvertrags. Das Portal ermöglicht das Hochladen, Verwalten und Übermitteln von buchhalterisch relevanten Dokumenten.
2. Nutzungsberechtigung und Zugangsdaten
- Das Portal steht ausschliesslich Mandanten der 1satz AG zur Verfügung.
- Zugangsdaten (E-Mail und Passwort) sind persönlich und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
- Bei Verdacht auf Missbrauch ist 1satz unverzüglich zu informieren: kontakt@1satz.ch
- 1satz ist berechtigt, den Zugang bei Missbrauch oder bei Vertragsende zu sperren.
3. Pflichten des Mandanten
- Dokumente müssen lesbar, vollständig und korrekt hochgeladen werden.
- Die Verantwortung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der übermittelten Unterlagen liegt beim Mandanten.
- Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (Art. 958f OR: 10 Jahre) bleiben unberührt.
4. Leistungen von 1satz
1satz erbringt über das Portal insbesondere folgende Leistungen: Entgegennahme und Verarbeitung von Belegen, Kontoauszügen und Rechnungen; automatisierte Vorverarbeitung mittels KI-gestützter Systeme; Buchführung und Rechnungslegung gemäss schweizerischem OR.
5. KI-Einsatz
Zur Effizienzsteigerung setzt 1satz künstliche Intelligenz (KI) ein, u.a. zum Auslesen von Belegen und zur Kategorisierung von Transaktionen. Alle KI-generierten Ergebnisse werden von ausgebildeten Fachpersonen geprüft. Die finale Verantwortung für die Buchführung verbleibt bei 1satz.
6. Verfügbarkeit und Unterbriche
1satz strebt eine hohe Verfügbarkeit an, übernimmt jedoch keine Garantie für einen unterbrechungsfreien Betrieb. Wartungsarbeiten werden wenn möglich ausserhalb der Geschäftszeiten durchgeführt.
7. Haftung
1satz haftet nur bei nachgewiesenem Verschulden. Ausgeschlossen ist die Haftung für Schäden, die durch unvollständige, fehlerhafte oder spät eingereichte Unterlagen des Mandanten entstehen. Die Haftung ist auf den jährlichen Auftragswert beschränkt.
8. Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Es gilt ausschliesslich Schweizer Recht. Gerichtsstand ist Zürich, Schweiz.
B. Datenschutzerklärung
9. Verantwortliche Stelle
1satz AG, Schäfligasse 1, 8001 Zürich · kontakt@1satz.ch
10. Datenspeicherort
Alle Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert: Server bei Infomaniak Network SA, Genf (ISO 27001-zertifiziert, DSG-konform). Es erfolgt kein Datentransfer in Länder ausserhalb der Schweiz oder des EWR ohne ausdrückliche Einwilligung.
11. Bearbeitete Personendaten
- Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefon
- Finanzdaten: Belege, Kontoauszüge, Rechnungen, Transaktionen
- Nutzungsdaten: Login-Zeitpunkte, Zugriffsprotokoll (Art. 30 DSGVO)
12. Zweck der Datenbearbeitung
Daten werden ausschliesslich zur Erfüllung des Treuhandauftrags bearbeitet: Buchführung, Steuerberatung, Jahresabschluss. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur auf gesetzliche Anordnung.
13. Aufbewahrung und Löschung
Finanzdaten werden gemäss Art. 958f OR mindestens 10 Jahre aufbewahrt. Nach Vertragsende und Ablauf der gesetzlichen Fristen werden alle Daten sicher gelöscht. Der Mandant kann jederzeit Auskunft, Berichtigung oder Löschung seiner Daten verlangen (soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht).
14. Sicherheit
Das Portal ist durch HTTPS-Verschlüsselung, Zwei-Faktor-Authentifizierung (E-Mail-OTP), automatisches Sitzungs-Timeout und ein Zugriffsprotokoll geschützt.
15. Rechte der betroffenen Person
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung und Übertragbarkeit deiner Daten. Anfragen richte an: kontakt@1satz.ch
C. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäss DSGVO Art. 28
16. Gegenstand
Soweit 1satz im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Mandanten verarbeitet (insbesondere beim Einsatz von KI-Systemen und Cloud-Diensten), gilt 1satz als Auftragsverarbeiter gemäss DSGVO Art. 28.
17. Weisungsgebundenheit
1satz verarbeitet personenbezogene Daten ausschliesslich gemäss den dokumentierten Weisungen des Mandanten (d.h. zum Zweck der Buchführung und des Treuhandauftrags).
18. Technische und organisatorische Massnahmen (TOM)
- Verschlüsselung der Übertragung (TLS 1.3)
- Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Nutzer
- Zugriffskontrolle: Jeder Mandant sieht ausschliesslich seine eigenen Daten
- Zugriffsprotokoll (Audit-Log) gemäss DSGVO Art. 30
- Reguläre Datensicherungen (Backup)
- Serverstandort: Schweiz (Infomaniak, Genf, ISO 27001)
19. Unterauftragsverarbeiter
1satz setzt folgende Unterauftragsverarbeiter ein, die den gleichen Datenschutzanforderungen unterliegen:
- Anthropic (Claude KI): Verarbeitung von Belegdaten zur automatischen Kategorisierung (USA; Standardvertragsklauseln gemäss DSGVO Art. 46)
- Microsoft 365: E-Mail-Versand und Dokumentenablage (EU-Datenzentren)
- Infomaniak: Serverhosting (Schweiz)
20. Meldepflicht bei Datenpannen
1satz meldet Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden an den Mandanten und, soweit gesetzlich erforderlich, an die zuständige Aufsichtsbehörde (EDÖB für die Schweiz).